Jumat, 31 Oktober 2014

Perubahan dan perkembangan Organisasi

A. Faktor-Faktor Perubahan Organisasi

Sebuah perubahan dan pengembangan dapatlah terjadi pada apapun dan siapapun tidak terkecuali dengan organisasi. Tidak banyak individu atau organisasi menyukai adanya perubahan, namun perubahan tidak dapat dihindari namun harus di hadapi.
Proses perubahan organisasi adalah konsep daur hidup atau life cycle. Organisasi mengalami proses kelahiran pertumbuhan, berkembang, kematangan, kemunduran dan akhirnya mengalami kematian sebagaimana dalam semua sistem biologi dam sistem sosial. Fase-fase perkembangan organisasi juga memiliki sifat kuaintitatif dan kualitatif yang merupakan indikator " mati-hidup " suatu organisasi.
Organisasi juga harus melihat arah perubahan lingkungan yang pasti dan yang tidak pasti. Artinya, organisasi adaptif atas perubahan yang terjadi pada lingkungan sekitarnya. Oleh karena itu, suatu organisasi haruslah mengembangkan strategi dalam mengadaptasi perubahan lingkungan, termasuk strategi dalam melakukan kontrol terhadap lingkungan. Untuk itu perlu kiranya merencanakan perubahan organisasi, termasuk di dalamnya yaitu mengembangkan organisasi.
Faktor perubahan dapat terjadi karena 2 faktor, yaitu faktor internal dan faktor eksternal.

1. Faktor internal

segala keseluruhan factor yang ada di dalam organisasi dimana factor tersebut dapat mempengaruhi organisasi dan kegiatan organisasi.
Adalah penyebab perubahan yang berasal dari dalam organisasi yang bersangkutan, yang dapat berasal dari berbagai sumber.
Problem yang sering timbul berkaitan dengan hubungan sesame anggota organisasi pada umumnya menyangkut masalah komunikasi dan kepentingan masing-masing anggota. Proses kerja sama yang berlangsung dalam organisasi juga kadang-kadang merupakan penyebab dilakukannya perubahan. Problem yang timbul dapat menyangkut masalah system kerjasamanya dan dapat pula menyangkut perlengkapan atau peralatan yang digunakan. Sistem kerja sama yang terlalu birokratis atau sebaliknya dapat menyebabkan suatu organisasi menjadi tidak efisien. System birokrasi (kaku) menyebabkan hubungan antar anggota menjadi impersonal yang mengakibatkan rendahnya semangat kerja dan pada gilirannya produktivitas menurun, demikian sebaliknya. Perubahan yang harus dilakukan akan menyangkut struktur organisasi yang digunakan.
Contoh :
§  Perubahan kebijakan lingkungan
§  Perubahan tujuan
§  Perluasan wilayah operasi tujuan
§  Volume kegiatan bertambah banyak
§  Sikap & perilaku dari para anggota organisasi.

2. Faktor eksternal

segala keseluruhan factor yang ada di luar organisasi yang dapat mempengaruhi organisasi dan kegiatan organisasi. Beberapa factor tersebut antara lain : Politik, Hukum , Kebudayaan, Teknologi, Sumber alam, Demografi dan sebagainya.
Adalah penyebab perubahan yang berasal dari luar, atau sering disebut lingkungan. Organisasi bersifat responsive terhadap perubahan yang terjadi di lingkungannya. Oleh karena itu, jarang sekali suatu organisasi melakukan perubahan besar tanpa adanya dorongan yang kuat dari lingkungannya. Artinya, perubahan yang besar itu terjadi karena lingkungan menuntut seperti itu. Beberapa penyebab perubahan organisasi yang termasuk faktor ekstern adalah perkembangan teknologi, faktor ekonomi dan peraturan pemerintah.
Perkembangan dan kemajuan teknologi juga merupakan penyebab penting dilakukannya perubahan. Penggantian perlengkapan lama dengan perlengkapan baru yang lebih modern menyebabkan perubahan dalam berbagai hal, misalnya: prosedur kerja, kualitas dan kuantitas tenaga kerja, jenis bahan baku, jenis output yang dihasilkan, system penggajian yang diberlakukan yang memungkinkan jumlah bagian-bagian yang ada dikurangi atau hubungan pola kerja diubah karena adanya perlengkapan baru.
Perkembangan IPTEK terus berlanjut sehingga setiap saat ditemukan berbagai produk teknologi baru yang secara langsung atau tidak memaksa organisasi untuk melakukan perubahan. Organisasi yang tidak tanggap dan bersedia menyerap berbagai temuan teknologi tersebut akan tertinggal dan pada gilirannya tidak akan sanggup survive.
Dari perubahan tersebut tentunya akan berdampak pada beberapa perubahan dalam organisasi tersebut, seperti perubahan sifat organisasi. Untuk menangani masalah tersebut, haruslah organisasi tersebut menetapkan suatu tindakan atau kebijakan dan penyesuaian diri agar sifat organisasi yang sebelumnya tidak lenyap dan terganti.
Saat terjadi perubahan struktur organisasi, haruslah tetap berpegang teguh kepada prinsip bahwa struktur organisasi telah disusun dan di tetapkan dengan tujuan memberikan suatu gambaran tentang berbagai hal dalam organisasi tersebut.
Dalam melakukan perubahan dalam suatu organisasi umumnya tidak berjalan dengan begitu lancar karna terdapat beberapa hambatan dalam proses perubahan tersebut. Hambatan tersebut umumnya terjadi dari luar atau dari factor ekstenal.
Contoh :
§  Politik
§  Hukum
§  Kebudayaan
§  Teknologi
§  Sumber daya alam
§  Demografi
§  Sosiologi 

B. Proses Perubahan
Dalam suatu proses itu ada beberapa langkah untuk memenuhi tujuan organisasi tersebut yaitu :

1. Mengadakan Pengkajian
Maksudnya adalah dalam organisasi tersebut diadakan suatu pengkajian atau proses penindak lanjutan kegiatan – kegiatan atau cara – cara apa saja dalam organisasi tersebut,misalnya diadakan pengkajian setiap sebulan sekali dalam organisasi tersebut agar organisasi tersebut itu update dengan info- info yang dapat menunjang kemajuan dan tujuan dari organisasi tersebut.

2. Mengadakan Identifikasi
Maksudnya adalah melakukan penyelidikan atau pemeriksaan secara detail tentang permasalahan – permasalahan apa saja yang terjadi dalam organisasi tersebut,misalnya mengadakan identifikasi masalah kasus yang sedang terjadi dalam organisasi tersebut setiap seminggu sekali,langkah tersebut bertujuan agar dalam organisasi tersebut tahu bagaimana menyelesaikan masalah apa saja yang terjadi dalam organisasi tersebut.

3. Menetapkan Perubahan
Maksudnya adalah menetapkan suatu perubahan yang baru atau bisa dikatakan sebuah sistem baru dalam organisasi tersebut,misalkan terjadi suatu perubahan sistem dalam organisasi tersebut dari sistem yang lama dengan sistem yang baru dan apabila dilihat dari kinerjanya sistem baru tersebut memang bagus dan berkembang dari sistem yang lama,maka perubahan sistem tersebut harus ditetapkan dan meninggalkan sistem yang lama.

4. Menentukan Strategi
Maksudnya adalah sebelum melangkah dan memutuskan pilihan dalam suatu organisasi tersebut, harus ditentukan dulu matang – matang atau difikirkan terlebih dahulu kira – kira strategi apa yang dapat memajukan sebuah organisasi tersebut.

5. Melakukan Evaluasi
Maksudnya adalah melakukan suatu perubahan – perubahan sikap dalam organisasi tersebut,misalnya kita cari dulu apa yang salah dalam organisasi tersebut dan solusi apa yang dapat menyelesaikan masalah tersebut lalu kita benarkan kesalahan – kesalahan tersebut dan tidak akan mengulanginya lagi,itulah yang disebut mengevaluasi atau bisa dikatakan melakukan sebuah perubahan atau perbaikan dalam organisasi tersebut,dengan sering kita mengevaluasi dalam organisasi tersebut, maka organisasi tersebut menjadi bersikap hati – hati dan teliti dalam setiap bertindak melakukan sesuatu yang berdampak langsung dalam organisasi tersebut.

C. Ciri perkembangan organisasi

Ciri-ciri perkembangan organisasi adalah suatu strategi pendidikan yang kompleks yang dimaksudkan untuk mengubah keyakinan, sikap, nilai dan struktur organisasi sehingga mereka dapat lebih beradaptasi dengan teknologi baru, pemasaran dan tantangan, dan tinngkat yang memusingkan perubahan itu sendiri.

Pengembangan organisasi yang efektif memiliki ciri-ciri sebagai berikut :

 I. Merupakan strategi terencana dalam mewujudkan perubahan organisasional, yang memiliki sasaran jelas berdasarkan diagnosa yang tepat tentang permasalahan yang dihadapi oleh organisasi.
2. Merupakan kolaborasi antara berbagai pihak yang akan terkena dampak perubahan yang akan terjadi.
3. Menekankan cara-cara baru yang diperlukan untuk meningkatkan kinerja seluruh organisasi dan semua satuan kerja dalam organisasi.
4. Mengandung nilai humanistik dimana pengembangan potensi manusia menjadi bagian terpenting.
5. Menggunakan pendekatan komitmen sehingga selalu memperhitungkan pentingnya interaksi, interaksi dan interdependensi antara berbagai satuan kerja sebagai bagian integral di suasana yang utuh.
6. Menggunakan pendekatan ilmiah dalam upaya meningkatkan efektivitas organisasi.

D. Metode Pengembangan Organisasi

1. Jaringan Manajerial (Managerial Grid)

Jaringan manajerial atau kisi manajerial (managerial grid), disebut juga latiahan jaringan (grid training), adalah suatu metode pengembangan organisasi yang di dasarkan jaringan manajerial. Teori ini di pelopori oleh Robert Blake dan Jane Mouton. Dalam metode ini dikenal dua dimensi dua prilaku pimpinan, yaitu prilaku pimpinan yang memusatkan perhatian pada produksi, dan prilaku pimpinan yang memusatkan prilakunya pada orang. Dari segi intensitasnya, seorang pimpinan mungkin dapat menerapkan sekaligus dua prilaku tersebut dalam intensitas yang sama atau berbeda.

Kelima gaya kepemimpinan itu dapat di jelaskan dengan mempergunaka gambar jaringan menajerial di bawah ini. Sumbu X menunjukan prilaku pimpinan yang memusatka pada orang dan sumbu Y adalah pemimpin yang memusatkan perhatianya terhadap produksi.

Menurut gambar tersebut, lima gaya kepemimpinan dalam manajerial grid, adalah sebagai berikut:

a. Grid 1.1 menunjukan prilaku pimpinan dengan perhatian yang rendah baik tehadap produksi maupun terhadap orang. Pada Grid ini pimpinan hanya bertindak sebagai perantara, menyalurkan informasi dari atas kepada bawahan.

b.  Grid 9;1 menunjukan prilaku pimpinan dengan perhatian yang tinggi terhadap produksi dan rendah terhadap orang. Pimpinan hanya mementingkan tingkat produksi dan kurang memperhatiakan orang-orang yang membantunya. Pada Grid ini pimpinan bersifat Otoriter.

c. Grid 1.9 menujukan prilaku pimpinan yang rendah perhatianya terhadap hasil produksi , namu tinggi terhadap orang-orang yang berkerja. Pada Grid ini pimpinan menciptakan tempat kerja yang penuh persahabatan.

d.  Grid 9.9 menunjukan adanya prilaku pimpinan dengan perhatian tinggi terhadam orang dan pada hasil produksi. Inilah gaya kepemimpinan yang paling efektif.

e. Grid 5.5 menujukan adanya prilaku pimpinan dengan perhatian yang medium baik terhada orang maupun produksi. Dalam hasil produksi pimpinan tidak mau membua target yang mungkin sulit di capai.

2. Latihan Kepekaan

Latihan kepekaan (sensitifity training) merupakan latihan dengan kelompok. Oleh karena itu metode ini di namakan pula metode T-groupe (T= Training). Dalam metode ini yang di maksud dengan kepekaan adalah kepekaan terhadap diri sendiri dan terhadap hubungan diri sendiri dengan orang lain. Metode ini berlandaskan pada anggapan bahwa kesulitan untuk berprestasi di sebabkan oleh adanya persoalan emosional dari kelompok orang-orang yang harus mencapai tujuan. Metode ini beranggapan bahwa apabila persoalan emosional itu dapat di atas maka dengan sendirinya kesulitan untuk beradaptasi dapat di hilangkan.

Oleh karena itu tujuan dari pada latiahan kepekaan adalah mempertajam daya peka, perasaan(emosi), dan kecepatan reaksi dalam menghadapi beberapa persoalan. Dalam latihan ini anggota kelompok di beri movasiuntuk belajar mengenai diri sendiri dalam menghadapi orang lain, kebutuhan dan sikap mereka sendiri. Sikap ini dapat terungkap melalui dua jalur, yaitu melalui mereka sendiri terhadap orang lain, dan melalui prilaku orang lain terhadap diri mereka sendiri.

3. Pembentukan Tim

Pembentukan Tim (Team Feedback) adalah suatu metode yang berusaha mengumpulkan data-data dari para anggota organisasi. Data itu meliputi data-data yang berhubungan dengan tingkah laku,sikap,serta berbagai perasaan lain yang ada pada diri setiap anggota organisasi. Data-data yang telah dikumpulkan kemudian di susun dan di kembangan kepada para anggota organisasi yang telah di survai untuk didiskusikan. Dari hasil diskusi akan di perpleh umpan balik(feedback) dari para anggota organisasi yang telah di survey, apakah perlu di adakan perubahan atau tidak.

4. Umpan Balik Survei

Metode Pengembangan Ketrampilan dan Sikap :

a. On The Job Training

Latihan ditempat kerja (on the job training ) ialah latian kerja ditempat kerja yang sebenarnya. Latian ini melatih anggota organisasi untuk menjalankan pekerjaan – pekerjaan dengan lebih efisien. Didalam latian ini instruksi- instruksi diberikan langsung kepada anggota organisasi ditempat kerjannya, baik yang bersifat kerja sama maupun yang bersifat perseorangan. Dengan latian ini diharapkan para anggota organisasi lebih mampu menjalankan dan lebih menguasai pekerjaannya.

Ada beberapa keuntungan yang diperoleh dalam latihan ditempat kerja ini, antara lain :

>> Sangat ekonomis Karen para peserta tetap produktif selama mereka mengikuti dan manjalankan latiahan .

>> presentasi anggota organisasi tidak akan berkurang atau hilang. Hal ini sangat berbeda apabila dibanding dengan latihan yang diadakan diluar tempat kerja. Latihan yang diluar tempat kerja kan melibatkan sebagian presentasi hilang apabila peserta latian kembali ke tempat kerjanya masing-masing

b. Job Instruction Training

Adalah dengan memberikan petunjuk-petunjuk pekerjaan secara langsung pada pekerjaan dan terutama digunakan untuk melatih para karyawan tentang cara-cara pelaksanaan pekerjaan sekarang. Pada metode ini didaftarkan semua langkah-langkah yang perlu dilakukan dalam pekerjaan sesuai dengan urutannya.

c. Of The Job Training

Metode off the job adalah pelatihan yang menggunakan situasi di luar pekerjaan. Dipergunakan apabila banyak pekerja yang harus dilatih dengan cepat seperti halnya dalam penguasaan pekerjaan, di samping itu juga apabila pelatihan dalam pekerjaan tidak dapat dlakukan karena sangat mahal.

# Lecture
Merupakan metode pelatihan dengan memberikan kuliah atau ceramah dalam rangka penyampaian informasi-informasi yang dibutuhkan petatar Metode ini mengeluarkan biaya yang tidak tinggi, namun kelemahannya adalah peserta kurang partisipasi dan kurang respon.

# Video Presentation
Adalah prestasi yang dilakukan melalui media televisi, film, slides dan sejenisnya serupa dengan bentuk lecture.

# Role Playing
Merupakan suatu permainan peran yang dilakukan oleh peserta untuk memainkan berbagai peran orang tertentu dan diminta untuk menanggapi para peserta lain yang berbeda perannya. Teknik ini dapat mengubah sikap peserta, seperti misalnya: menjadi lebih toleransi terhadap perbedaan individual dan juga dapat mengembangkan ketrampilan-ketrampilan antar pribadi.

# Case Study
Merupakan metode pelatihan dimana para peserta pelatihan dihadapakan pada bberapa kasus tertulis dan diharuskan memecahkan masalah-masalah tersebut.

5. Simulation
Simulasi merupakan suatu situasi atau kejadian yang ditampilkan semirip mungkin dengan situasi yang sebenarnya, tetapi hanya merupakan tiruan saja dan para pelatihan harus memberikan respon seperti dalam kejadian yang sebenarnya. Jadi simulasi merupakan suatu teknik untuk mencontoh semirip mungkin terhadap konsep sebenarnya dari pekerjaan yang akan dijumpai.

6. Self Study
Merupakan teknik yang menggunakan modul-modul tertulis dan kaset-kaset atau video tape rekaman dan para peserta hanya mempelajarinya sendiri. Teknik ini tepat digunakan apabila jumlah karyawan yang mengikuti pelatihan dalam jumlah yang besar, pada karyawan tersebar di berbagai lokasi yang berbeda-beda dan sulit mengumpulkan para karyawan sekaligus untuk bersama-sama mengikuti program pelatihan tertentu.

7. Programmed Learning
Dalam metode ini, diberikan beberapa pertanyaan-pertanyaan dan para peserta pelatihan harus memberikan jawaban yang benar. Metode ini dapat juga melalui komputer yang sudah mempunyai program tersendiri agar para peserta dapat mempelajari dan memperinci selangkah demi selangkah dengan umpan balik langsung pada penyelesaian- setiap langkah. Masing-masing peserta pelatihan dapat menetapkan kecepatan belajarnya

8. Laboratory Training
Teknik ini adalah merupakan suatu bentuk latihan kelompok yang terutama digunakan untuk mengembangkan ketrampilan-ketrampilan antar pribadi. Latihan ini bersifat sensivitas, dimana peserta menjadi lebih sensitif terhadap perasaan orang lain dan lingkungan. Laboratory Training ini berguna untuk mengembangkan berbagai perilaku bagi tanggung jawab pekerjaan di waktu yang akan datang.

9. Vestibule Training
Merupakan pelatihan yang dilakukan dalam suatu ruangan khusus yang terpisah dari tempat kerja biasa dan disediakan jenis pelaralatan yang sama seprti yang akan digunakan pada pekerjaan sebenarnya. Latihan ini berguna sebagai pendahuluan dari latihan kerja.

Sumber :
http://kanissaputri.blogspot.com/2013/11/faktok-faktor-perubahan-organisasi.html
http://triajiwantoro.blogspot.com/2013/01/metode-pengembangan-organisasi.html
http://adenrabani.wordpress.com/2013/11/13/faktor-faktor-perubahan-organisasiproses-perubahanciri-ciri-pengembangan-organisasimetode-pengembangan-organisasi/
http://rinandarizki.blogspot.com/2012/01/faktor-perubahan-dan-ciri-perkembangan.html

Tidak ada komentar:

Posting Komentar